-
Consultors de LOYIC experts en la solució IFRS 16 de SAP que han treballat en projectes de companyies rellevants com ara PUIG, MANGO i CIRSA revelen, des de la seva experiència, els punts essencials per a una implantació segura i efectiva que permeti cobrir tots els requeriments de la normativa internacional.
-
Des de l’entrada en vigor de la llei (1 de gener del 2019), a LOYIC hem dut a terme més d’una dotzena d’implementacions d’IFRS 16 a SAP RE-FX per a grans empreses de diversos sectors, com ara el retail, el farmacèutic, el de les telecomunicacions, l’immobiliari, etc.
La llei comptable internacional d’arrendaments IFRS 16 obliga a reconèixer, en el balanç de l’empresa, un actiu i un passiu per l’import del valor descomptat dels pagaments previstos per arrendament. L’entrada en vigor d’aquesta llei, l’1 de gener de 2019, va modificar completament la comptabilització dels contractes de lloguer des del punt de vista de l’arrendatari. A LOYIC som experts en la implementació del mòdul de SAP Flexible Real Estate Management, que cobreix tots els requeriments d’IFRS 16. Els nostres consultors tenen una gran experiència en múltiples models d’arrendament i d’indústries.
Quatre d’aquests professionals (d’esquerra a dreta a la fotografia: Laura Triay Andreu, consultora; Rocio Terol Cecilia, consultora; Gemma Sendra Santacana, project manager, i Cristian Jiménez Rodríguez, programador), tots ells plenament involucrats en projectes per a empreses importants com PUIG, MANGO i CIRSA, reflexionen en aquesta entrevista sobre les claus, les dificultats i els beneficis d’una òptima implantació d’IFRS 16 a SAP Real Estate.
PREGUNTA. Quins són els punts crítics per assolir l’èxit a l’hora d’implementar l’IFRS 16 al SAP Flexible Real Estate Management?
RESPOSTA COMPARTIDA. Si ens basem en la nostra experiència a l’hora d’implementar SAP RE-FX i IFRS 16 en clients del sector retail (PUIG o MANGO), així com en la gestió del manteniment d’altres firmes com CIRSA, les claus de l’èxit es basen, o això pensem, en aquestes quatre variables:
- CONÈIXER LA NORMATIVA I SABER COM S’INTEGRA EL CONTRACTE DE LLOGUER AL MÒDUL RE-FX. Els usuaris han de conèixer les implicacions de la normativa per saber identificar si els possibles canvis contractuals hi tenen impacte.
- VISIÓ GLOBAL DELS IMPACTES. Implicació de tots els departaments afectats per dur a terme una anàlisi rigorosa dels processos de negoci actuals i, així, poder implementar una solució que s’adapti al client evitant excepcions o processos fora dels circuits normals de recepció, aprovació i pagament de factures als proveïdors. És important definir correctament els permisos i veure els impactes amb altres àrees de negoci o amb altres sistemes.
- DIMENSIONAMENT DELS RECURSOS PER A LA MIGRACIÓ DE DADES. Fer un inventari dels contractes per classe de contracte, analitzant la qualitat de la dada als sistemes legacy. Extreure les dades rellevants, transformar-les d’acord amb les necessitats SAP RE-FX i automatitzar les descàrregues.
- ESTANDARDITZAR PROCESSOS I PRIORITZAR MILLORES SEGONS LA CRITICITAT. Dins de les possibilitats que ofereix el mòdul RE-FX, adaptar els processos a les necessitats del client, evitar desenvolupaments innecessaris i excloure tot allò que no aporti valor.
PREGUNTA. Quins són els inconvenients més freqüents? Què es fa a LOYIC per superar-los?
ROCÍO TERUEL. El principal inconvenient és l’adaptació dels processos del client a SAP Real Estate Management i a l’acompliment normatiu IFRS 16.
I això com ho superem? Fent una correcta priorització de l’anàlisi i una posterior construcció dels processos afectats per l’estàndard nou.
El nostre objectiu és cenyir-nos tant com sigui possible a les solucions estàndards de SAP, basades en best practices. Quan les possibilitats que ofereix l’estàndard no són suficients, fem desenvolupaments flexibles per als clients, tots ells orientats als usuaris.
LAURA TRIAY. Afegiria que el fet de recopilar dades requereix un esforç molt important, ja que la gestió de contractes no sempre recau sobre un únic departament. La clau en aquests casos és integrar la informació.
Per norma general, cal anar al contracte original a cercar la informació per dos motius: 1) no està sistematitzada, la gestió es fa mitjançant eines Office o 2) els sistemes de gestió utilitzats no tenen el detall que es necessita per implementar la norma correctament pel que fa a vigències, canvis de renda, etc.
És essencial disposar de la informació necessària per saber quines dades s’han de recopilar i com processar-les de manera correcta, tenint en compte que l’objectiu és disposar d’unes dades integrades al sistema, contemplant i abordant totes les casuístiques que hi pugui haver.
Sempre intentem tenir reunions amb tots els departaments implicats en la implementació, una involucració d’usuaris claus i un seguiment continu.
PREGUNTA. Què és el que més valoren les empreses un cop s’ha fet amb èxit la implementació?
CRISTIAN JIMÉNEZ i GEMMA SENDRA. A LOYIC apostem per la qualitat, i això es veu reflectit en el resultat final de la nostra feina.
A més de proporcionar les eines per donar cobertura a l’acompliment normatiu, oferim funcionalitats que permeten gestionar els contractes de lloguer tenint en compte les necessitats de cada client, ja sigui amb solucions estàndard o a mida basades en l’automatització de processos flexibles per al compliment de la normativa.
Així doncs, el que més valoren les empreses és la nostra manera tan neta i automatitzada de donar una solució al compliment de la normativa IFRS 16 i, addicionalment, proporcionar-los una eina que gestioni els seus contractes de lloguer.
PREGUNTA. Quin és, aproximadament, el termini mitjà d’una implantació d’IFRS 16 a SAP Real Estate?
RESPOSTA COMPARTIDA. Depèn de molts factors: de la quantitat de contractes de lloguer que tingui el client, de la implicació dels departaments, etc., tot i que el factor més important és l’abast de la implantació. Si el client se centra exclusivament en el compliment normatiu, el temps serà inferior que si, a més, s’implanten millores per a la gestió dels contractes de lloguer. La realitat és que cada projecte és únic i els terminis dependran de les necessitats del client.